Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Sie Unterlagen aufheben? Tabelle & neue Fristen ab 2025.
Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen Geschäftsunterlagen, Rechnungen und Steuerunterlagen aufbewahren müssen, bevor sie vernichtet werden dürfen.
- Google-Bewertung
- 5,0 / 5(12)
- Familientradition
- Seit 1940
- Zertifiziert nach
- DIN 66399 / ISO 21964
- Bei jedem Auftrag
- Vernichtungsprotokoll
Die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6, 8 oder 10 Jahre – und seit 2025 wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Aufbewahrungsfristen – warum sie den Vernichtungstermin bestimmen.
Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen Rechnungen, Steuerunterlagen, Personalakten und Verträge aufheben müssen, bevor sie vernichtet werden dürfen. Wer vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet, riskiert Nachteile bei Betriebsprüfungen; wer zu lange aufhebt, verstößt gegen die Löschpflicht der DSGVO.
Die Tabelle weiter unten zeigt die Aufbewahrungsfristen nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung für Unternehmen und die Empfehlungen für Privatpersonen. Am Ende jeder Frist steht die Vernichtung – und die sollte dokumentiert sein.
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO (Steuerrecht) und § 257 HGB (Handelsrecht). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument zuletzt bearbeitet oder erstellt wurde.
| Unterlagen-Art | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege & Rechnungen | 8 Jahre (neu – vorher 10) | § 147 AO i. d. F. ab 2025 |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Lohnkonten & Lohnabrechnungen (steuerlich) | 6 Jahre | § 41 EStG / § 147 AO |
| Personalakten nach Austritt (je nach Inhalt) | 3–10 Jahre | DSGVO / Spezialvorschriften |
Hinweis: Diese Übersicht ist eine erste Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Im Einzelfall entscheidet Ihr Steuerberater, welche Aufbewahrungspflicht für ein Dokument gilt.
Neue Aufbewahrungsfristen ab 2025.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Das betrifft Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und alle Belege, die einer Buchung zugrunde liegen.
Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war, dürfen durch die Verkürzung auf acht Jahre nun früher vernichtet werden. Für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare bleibt es bei zehn Jahren. Wer 2025 entrümpelt, kann also einen größeren Bestand DSGVO-konform vernichten lassen als in den Vorjahren.
Wie lange müssen Privatpersonen Unterlagen aufheben?
Privatpersonen trifft grundsätzlich keine allgemeine Aufbewahrungspflicht – mit einigen praktischen Ausnahmen.
- Handwerkerrechnungen für Leistungen an Haus und Grundstück: 2 Jahre (§ 14b UStG), aus Gewährleistungsgründen oft länger.
- Kontoauszüge und Belege: keine Pflicht, aber 3–4 Jahre empfohlen (Beweissicherung, Verjährung).
- Steuerunterlagen bei Einkünften über 500.000 € pro Jahr: 6 Jahre Aufbewahrungspflicht.
- Garantie- und Kaufbelege: solange Gewährleistungs- oder Garantieansprüche bestehen.
Frist abgelaufen – jetzt richtig vernichten.
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, dürfen Unterlagen mit personenbezogenen Daten nicht einfach ins Altpapier. Die DSGVO verlangt eine sichere, nachweisbare Löschung – in der Praxis heißt das: dokumentierte Vernichtung nach DIN 66399.
Genau hier kommen wir ins Spiel: DSML holt Ihre Akten ab oder vernichtet sie direkt vor Ort in Ihrem Hof – nach DIN 66399 Sicherheitsstufe P-3, mit Vernichtungsprotokoll. Ihre Akten verlassen Ihr Gelände nicht ungesichert. Für einzelne Bestände passt die einmalige Aktenvernichtung, für ganze Keller die Archivräumung.
Was Sie sonst noch wissen sollten.
DIN 66399 & Schutzklassen
Welche Schutzklasse und Sicherheitsstufe Ihre Unterlagen brauchen – und was wir standardmäßig liefern.
Mehr erfahren →– PreisWas kostet Aktenvernichtung?
Transparente Preise für einmalige und regelmäßige Vernichtung mit Rechenbeispielen.
Mehr erfahren →– BrancheAktenvernichtung für Steuerberater
Mandantenakten, Berufsgeheimnis und die richtige Schutzklasse für Kanzleien und Steuerberater.
Mehr erfahren →Die häufigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen.
Welche neuen Aufbewahrungsfristen gelten ab 2025?+
Die wichtigste Änderung: Buchungsbelege und Rechnungen müssen nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO n. F.). Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren – Details in der Tabelle oben.
Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?+
Unternehmen behandeln Kontoauszüge als Buchungsbelege – seit 2025 also 8 Jahre. Für Privatpersonen gibt es in der Regel keine gesetzliche Pflicht; empfohlen werden etwa 3 Jahre.
Was passiert nach Ablauf der Frist?+
Dann dürfen – und aus DSGVO-Sicht sollten – die Unterlagen vernichtet werden, dokumentiert und nach DIN 66399. Genau dafür gibt es die einmalige Aktenvernichtung oder die Archivräumung.
Aufbewahrungsfristen abgelaufen, Archiv voll? Dann ist der Zeitpunkt, an dem wir ins Spiel kommen. Wir vernichten die Unterlagen vor Ort und schicken Ihnen das Protokoll per E-Mail, mit dem Sie die Löschung belegen können.
Akten dürfen weg? Wir kümmern uns.
Zwei Minuten am Telefon. Kostenlos. Unverbindlich.